La gestione delle spese aziendali è una delle sfide più comuni e allo stesso tempo più importanti che le imprese, sia piccole che grandi, devono affrontare. Perdere di vista il quadro economico di una attività può essere causa di fallimento; molto spesso non è la mancanza di un capitale a mettere in difficoltà, ma il modo errato in cui è stato amministrato.
Una gestione efficiente delle spese quindi è cruciale per mantenere la salute finanziaria dell’azienda nell’immediato e soprattutto permettere di migliorare i guadagni sul lungo termine.
Un compito delicato e complesso, che richiede un grande impegno. Un imprenditore potrebbe decidere di farsi carico di tale mansione, almeno in parte, ma questo significa investire molto tempo nella progettazione degli investimenti o nella gestione note spese. Il modo migliore di agire è quello di digitalizzare e automatizzare la maggior parte dei processi, affidandosi a software specifici, che siano semplici e intuitivi ma anche efficaci.
Digitalizzazione e automazione
La soluzione ai problemi di gestione delle spese è offerta dalle nuove tecnologie. La prima cosa da fare è individuare il software migliore per automatizzare processi come la raccolta delle ricevute, la registrazione delle spese e la creazione di report finanziari. Questo ovviamente significa anche che tutta la documentazione deve essere digitalizzata. Oggi è molto semplice perché la maggior parte delle ricevute arrivano in formato file, ma se c’è ancora qualche resoconto che viaggia in formato cartaceo bisogna fare in modo di portarlo su computer.
L’automazione riduce il margine di errore umano, evitando così di dover tornare a verificare quanto già fatto: in termini di tempo è un vantaggio enorme. Serve però sempre il coinvolgimento dell’uomo. Vediamo come affrontare questo processo
Politiche aziendali condivise
Un altro passo fondamentale per semplificare la gestione delle spese è la chiarezza nelle politiche aziendali in merito. Servono linee guida precise su cosa è considerato una spesa aziendale, come comunicarla e a chi, quali sono i limiti di spesa per i vari dipartimenti e le procedure per l’eventuale rimborso.
La comunicazione tempestiva e la disponibilità di risorse interne possono aiutare i dipendenti a comprendere meglio le regole, riducendo il rischio di errori. È fondamentale coinvolgere il personale promuovendo una cultura della responsabilità finanziaria che coinvolga tutti: i dipendenti dovrebbero essere incoraggiati a essere consapevoli delle spese personali.
Monitoraggio costante
Un monitoraggio costante delle spese aziendali è essenziale per mantenere il controllo sui costi. Ogni azienda dovrebbe avere un proprio sistema di revisione periodica, con cui analizzare tutte le voci così da identificare eventuali inefficienze e le occasioni di miglioramento.
Ad esempio, se un’azienda nota un aumento delle spese di viaggio, potrebbe valutare alternative come ricorrere più di frequente alle videoconferenze.
Unificazione dei canali di pagamento
Sarà tanto più semplice tenere sott’occhio i pagamenti aziendali quanto meno saranno i canali attraverso cui passano le spese. Utilizzare un solo sistema di pagamento elettronico, sul quale possano arrivare le spese di tutte le carte aziendali, permette di avere un maggiore controllo sui flussi di cassa. In questo modo tutte le transazioni sono registrate in un unico luogo e si riduce la dispersione di informazioni.
